Jak zachować bezpieczeństwo danych?
Wielu właścicieli w branży beauty wciąż obawia się przechowywania danych w “chmurze”. Powodem jest najczęściej brak wiedzy na temat płynących z tego rozwiązania korzyści. A jest ich całe mnóstwo! Szczególnie w świetle przepisów wprowadzonych w ramach unijnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO).
Przekonani, że zapewniają sobie większe bezpieczeństwo, właściciele salonów często decydują się na przechowywanie danych w zeszytach, segregatorach czy na lokalnym dysku w komputerze. Jednak w rzeczywistości wybierają rozwiązanie nie tylko mniej wygodne, ale również mniej bezpieczne. Korzystanie z systemu i dysku ulokowanych w tak zwanej “chmurze” pozwala sprawniej zarządzać biznesem, a także zabezpieczyć się przed utratą danych w wyniku różnego rodzaju wypadków – jak pożar, kradzież czy awaria sprzętu. Jak upewnić się, że informacje przechowywane w taki sposób będą bezpieczne?
Na co tak naprawdę pozwala system w chmurze?
Tego typu rozwiązanie wyklucza przede wszystkim ryzyko utraty danych w wyniku uszkodzenia fizycznych nośników. Dobre systemy do zarządzania salonem są dodatkowo zabezpieczone kopią zapasową na osobnym serwerze, co również znacznie zwiększa bezpieczeństwo. Chmura umożliwia również regularne, automatyczne aktualizacje danych, a także łatwiejsze wyszukiwanie oraz bezpieczne przechowywanie wszystkich ważnych informacji – jak na przykład zgód klientów na przetwarzanie danych.
Jakie korzyści wynikają z posiadania takiego systemu?
Podstawową zaletą systemu w chmurze jest jego łatwa dostępność. Właściciel salonu nie jest już ograniczony do jednego komputera czy zeszytu, w którym zapisał dane – ma do nich pełen dostęp przez internet, z każdego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Co ważne, system jest przy tym starannie zabezpieczony hasłem, tak, by nie korzystały z niego osoby niepożądane.
Warto wiedzieć, że tego typu oprogramowanie pozwala także na automatyzację wielu żmudnych zadań – jak tworzenie i komunikowanie grafików, przypominanie klientom o wizytach czy generowanie różnego rodzaju raportów (system przygotowuje je sam). Umożliwia również wygodne gromadzenie zgód na przetwarzanie danych osobowych, automatycznie zbierając je od nowych klientów poprzez rezerwację online.
W jaki sposób dbać o bezpieczeństwo danych w chmurze?
Ochrona danych w chmurze zależy w dużej mierze od dostawcy systemu, którego zadaniem jest zapewnienie odpowiednich standardów bezpieczeństwa. Dobry system gwarantuje automatyczne aktualizacje, które zapewniają jego prawidłowe działanie. Podobnie jest w przypadku kopii zapasowych, które tworzone są każdego dnia, a następnie szyfrowane i odpowiednio przechowywane.
To oczywiście nie wszystko. O bezpieczeństwo danych w chmurze powinien dbać również właściciel salonu. W jaki sposób?
- Korzystaj z mocnych haseł i odpowiednio często je zmieniaj. Przechowuj je tylko we własnej głowie – nie zapamiętuj na urządzeniu ani nigdzie nie zapisuj, aby nie wpadły w niepowołane ręce.
- Jeśli logujesz się z komputera, upewnij się, że zainstalowano na nim dobrego antywirusa.
- Nie zostawiaj systemu otwartego, gdy odchodzisz od urządzenia, na którym jest uruchomiony, aby nie miały do niego dostępu osoby postronne.
- Stwórz konta dla pracowników i określ poziom dostępu dla każdego z nich. W ten sposób zyskasz pełną kontrolę nad tym kto, kiedy i w jakim zakresie korzysta z danych, a także bez trudu będziesz monitorować ich aktywność w systemie.
- Przeszkol swoich pracowników w temacie bezpieczeństwa danych.
Perfekcyjna komunikacja w zgodzie z RODO
Dobry system do zarządzania salonem pozwala Ci na wygodne odnotowywanie danych osobowych i zgód na ich przetwarzanie w kartach klientów. Dzięki temu zawsze, kiedy tego potrzebujesz, masz do nich łatwy i wygodny dostęp.
Co więcej, oprogramowanie usprawnia także komunikację z klientami, pilnując, by odbywała się ona zgodnie z zasadami RODO. Dba o to, aby wszelkie newslettery i inne wiadomości marketingowe czy handlowe, które rozsyłasz do swoich odbiorców, zawsze trafiały tylko do osób, które wyraziły zgodę na ich otrzymywanie.
Nowe regulacje unijne kładą ogromny nacisk na kwestię bezpieczeństwa danych osobowych. Jednak stosowanie odpowiednich zabezpieczeń jest ważne nie tylko z punktu widzenia przepisów, ale także ze względu na bezpieczeństwo samego biznesu. Dlatego tak istotne jest, aby zapewnić gromadzonym i przetwarzanym w salonie danym jak najlepszą ochronę. Krok pierwszy to wybór godnego zaufania systemu w chmurze, przygotowanego przez rzetelnego dostawcę – takiego, jak Versum. Przenosząc do niego swoje dane eliminujesz wiele potencjalnych zagrożeń, a także zyskujesz możliwość odzyskania ich w razie nieprzewidzianych wydarzeń. Twój biznes jest w pełni bezpieczny, a Ty możesz spokojnie skupić się na dostarczaniu swoim klientom doskonałej obsługi.
Nie masz jeszcze Versum?
